許多團隊比以往任何時候都要忙碌，卻依然覺得有太多的時間消失在了「本不應再由人工處理」的工作中。
問題並不總在於人們工作得慢。在許多情況下，真正的癥結在於團隊依然花費過多時間在重複性任務、不必要的協調、破碎的交接以及本應精簡的流程行政工作上。
隨著時間推移，這往往會變成一種「常態」。人們進行適配、創造權宜之計並讓流程繼續運轉。但一旦企業規模擴大，這些習慣的代價就變得難以忽視。
如果您的團隊感到忙碌，但進度依然比預期緩慢，那麼很有可能太多的時間仍花在理應自動化的工作上。
以下是這種現象發生的原因及其隱含的意義。
1. 團隊每天都在手動解決流程問題
自動化無法實現的一個常見原因是：企業一直依賴「人」來修補破碎的工作流，而不是改進系統本身。這可能表現為：
- 手動在不同工具間複製資訊
- 檢查某人是否完成了下一步
- 手動發送提醒訊息
- 在每次微小變動後更新追蹤器
- 為報告或批准重新格式化資訊
當這種情況頻繁發生時，團隊就成了「流程膠水」。員工不再僅僅是做他們的本職工作，他們還在不斷地手動維護工作流結構。這種代價在起初並不總是顯而易見，但卻是昂貴的。
2. 重複性工作隱藏在「微小」的日常任務中
企業往往低估了浪費的時間，因為被浪費的工作在孤立狀態下看起來很微不足道。花幾分鐘更新試算表、花幾分鐘追蹤進度、花幾分鐘將資訊移到正確位置、花幾分鐘檢查是否有人回覆。
單獨看，這些任務都不嚴重。但重複發生在數日、數週以及多名員工身上，它們就會迅速累積。企業開始在「流程設計」本應承擔更多工作的領域支付人力注意力成本。這是團隊即使整天沒做什麼高價值工作也依然超負荷運轉的最大原因之一。
3. 流程是為更小規模的企業階段構建的
許多工作流是在企業規模較小、較簡單且易於非正式管理時創建的。在那個階段，手動處理通常是可以接受的——量級較低、涉及人數較少、對不一致性的容忍度較高。
但一旦企業增長，同樣的流程就會在更多需求下崩潰。曾經可以管理的事情變得令人沮喪：
- 更多需要追蹤的請求
- 更多需要協調的批准件
- 更多需要回應的潛在客戶
- 更多需要更新的客戶
- 更多依賴於時機與交接準確性的任務
工作流失效並非因為團隊變差了，而是因為流程從未隨企業一同演進。
4. 自動化被視為「未來項目」而非「營運需求」
團隊持續浪費時間的另一個原因是，自動化往往被當作一種「不錯的未來升級」，而非直接影響日常表現的事物。企業可能會想：
- 我們以後再改進那個
- 目前的方式暫時還行
- 團隊可以手動應付
- 自動化聽起來比我們需要的工程量更大
但在實踐中，代價每天都在支付。團隊正在付出以下代價：周轉速度變慢、後續追蹤不一致、專注力下降、漏掉步驟的風險更高、以及跨簡單流程的心智負擔過重。自動化不僅關乎速度，它往往關乎移除對記憶、檢查、追逐和重複行政工作的非必要依賴。
5. 在系統理應接手的地方，人依然留在環節中
並非每個流程都應完全自動化。但許多企業在員工幾乎不產生實質價值的地方依然讓他們參與其中。範例包括：
- 將請求引導至正確位置
- 發送標準確認件
- 分派內部追蹤任務
- 生成重複性的摘要或狀態更新
- 在可預測事件後更新記錄
當員工反覆執行每次都遵循相同模式的工作時，企業往往是在系統邏輯本應處理流轉的地方使用了人力能源。這不會讓團隊更有效率，通常只會讓他們更疲憊。
6. 工作流所有權不明確
有時真正的問題並非缺乏工具，而是無人清晰設計過工作流到底該如何運行。缺乏明確的所有權，團隊往往預設使用手動協調。人們即興發揮，步驟透過聊天、郵件或口頭追蹤傳遞。任務完成了，但流程依然鬆散且脆弱。這導致了諸如「下一步該誰做？」、「這處理過了嗎？」、「為什麼這又漏了？」、「資訊該往哪傳？」等問題。自動化在工作流本身已清晰定義時效果最佳。如果流程含糊，團隊最終只能手動補償薄弱的結構。
7. 企業在「正確的工作」上自動化太少
有些企業認為他們已經解決了效率問題，因為他們在多個領域使用了軟體。但「擁有工具」並不等同於「擁有一套設計良好的系統」。關鍵問題不在於軟體是否存在，而在於「重複性的營運工作」是否真的減少了。如果團隊依然在重複勞動、重新輸入資訊、手動檢查狀態、追逐批准件、在脫節的工具間切換，那麼即便企業使用了多個平台，工作流依然處於自動化不足的狀態。更強大的方法是識別重複摩擦最常發生的點，並優先改進這些環節。
這通常意味著什麼
如果您的團隊依然在理應自動化的工作上浪費太多時間，解決方案不一定是添加更多工具或構建過於複雜的東西。在許多情況下，更好的路徑是：
- 清晰地梳理當前工作流
- 識別重複的手動行動
- 找到最慢的交接點
- 移除不必要的人工步驟
- 在可能的地方集中可視性
- 自動化可預測的流程行動
- 僅在 AI 能真正改善執行的環節使用它
目標不是自動化一切，而是減少低價值的重複，讓團隊能將更多時間花在判斷、服務、交付與增長上。
最後的思考
團隊往往會習慣於以「感覺正常」的方式浪費時間，因為工作最終還是完成了。但這並不意味著流程是健康的。如果您的團隊不斷忙於重複性行政、手動協調和可避免的流程檢查，企業可能過度依賴人力來完成本應由更好系統支援的工作。更聰明的自動化不僅關乎效率，它關乎幫助團隊以更清晰、一致且更少非必要摩擦的方式運作。